โปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดเก็บ จัดการ และรวบรวมการทำงานประจำวันของแต่ละแผนกในองค์กร เช่น บริหาร การเงิน จัดซื้อ จัดจ้าง การตลาด การผลิต ทรัพยากรบุคคล บัญชี ฯลฯ มาไว้ในที่เดียวกัน และจะอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ นับเป็นตัวช่วยดีๆ ที่จะทำให้องค์กรทำงานได้ราบรื่นมากยิ่งขึ้น
อย่างไรก็ตาม ในองค์กรที่พนักงานแต่ละฝ่ายทำงานร่วมกันได้ดีอยู่แล้ว อาจคิดว่าการเสียเงินซื้อโปรแกรมนี้มาใช้ เป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น บทความนี้จึงอยากจะพาไปปรับความคิด เปลี่ยนมุมมอง ผ่านนานาเหตุผลที่จะทำให้องค์กรต่างๆ อยากใช้โปรแกรม ERP กันมากขึ้น
โปรแกรม ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสามัคคี
การทำงานร่วมกันระหว่างแผนก มักจะเป็นเรื่องที่คนทำงานไม่ค่อยจะอยากทำสักเท่าไหร่ เพราะแม้ว่างานจะออกมาดูดีในสายตาผู้บริหาร แต่เบื้องหลังอาจต้องแลกมาด้วยการทะเลาะเบาแว้ง หรือการแบ่งพรรคแบ่งพวกกันในองค์กร แต่ถ้านำโปรแกรม ERP มาใช้ ก็จะช่วยลดปัญหาตรงนี้ได้ และทำให้การทำงานภายในองค์กรประสานกันอย่างราบรื่น ทั้งเบื้องหน้าและเบื้องหลัง
เพราะโปรแกรม ERP จะเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ จากทุกแผนกโดยอัตโนมัติ จึงลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงานที่หลากหลาย และสามารถทำให้พนักงานโฟกัสกับหน้าที่ของตัวเองได้มากขึ้น หลีกเลี่ยงการผิดใจกันโดยไม่จำเป็น จึงช่วยรักษาความกลมเกลียวในองค์กรได้เป็นอย่างดี เช่น แผนกบัญชีสามารถเรียกดูหรือตรวจสอบยอดค่าใช้จ่ายของแผนกจัดซื้อได้ทันที โดยที่ไม่ต้องให้พนักงานแผนกจัดซื้อมารายงานเป็นรายบุคคล จนเกิดบรรยากาศที่เหมือนสอบสวนมากกว่าสอบถาม เป็นต้น
โปรแกรม ERP ช่วยลดต้นทุนการทำงาน
อย่างที่กล่าวไปในตอนต้นว่าโปรแกรม ERP ทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ ข้อดีตรงนี้จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานที่ซับซ้อน และลดการใช้แรงงานคนในส่วนที่ไม่จำเป็นได้ ซึ่งนั่นหมายถึงรายจ่ายที่ลดลงด้วย
นอกจากนี้ ตัวโปรแกรมยังช่วยลดปัญหาที่เกิดจากแรงงานคน (Human Error) ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นความล่าช้าในการทำงาน ความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานแบบ Overload ปัญหาสุขภาพที่กระทบกับงาน รวมถึงความเสียหายอื่นๆ ที่ไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้
โปรแกรม ERP ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูล
โปรแกรม ERP เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความ All in one คือ นอกจากจะจัดเก็บข้อมูลได้เป็นอย่างดีแล้ว ยังมีโซลูชันที่ช่วยเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูลด้วย โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เพื่อให้มีการตรวจสอบจุดเชื่อมต่อและรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มข้น ขณะที่ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเข้าถึงแก่พนักงานเป็นรายบุคคลได้ เช่น ข้อมูล A สามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น ข้อมูล B สามารถเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานแผนกการตลาดที่มีอายุงานเกิน 5 ปีเท่านั้น เป็นต้น
ทั้งนี้ โปรแกรม ERP ยังสามารถแสดงข้อมูลของผู้ใช้งานทุกคนได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้ดูแลระบบมองเห็นการใช้งานที่น่าสงสัย และปกป้องข้อมูลได้ทันเวลา
โปรแกรม ERP ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้แม่นยำ
จากการทำงานที่อัตโนมัติ รวดเร็ว และมีความแม่นยำสูง จึงทำให้รายงานที่ได้จากโปรแกรม erp มีความครบถ้วนสมบูรณ์ในหลายมิติ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นผลดีกับผู้มีอำนาจบริหาร เพราะทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมของการดำเนินงานของแต่ละแผนกได้ชัดเจน และตัดสินใจกระทำการใดๆ เพื่อองค์กร พนักงาน และคู่ค้า ได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น นับว่าเป็นตัวช่วยสำคัญที่ผู้บริหารควรมี
จากเหตุผลทั้งหมดที่รวบรวมมาในครั้งนี้ จะเห็นได้ว่าโปรแกรม ERP นั้นมีประโยชน์มากกว่าที่คิด และคุ้มค่าที่จะลงทุน แม้ว่าส่วนต่างๆ ในองค์กรจะทำงานอย่างราบรื่นอยู่แล้วก็ตาม